"Si le besoin n'est pas bien exprimé, le produit risque de plaire à moitié"

Toute organisation a besoin de gagner du temps dans la gestion et le traitement des informations qui font vivre son activité. Il n'est toujours pas évident d'assurer convenablement la gestion documentaire du fait des sources diverses et variées, le risque de redondance, le risque d'utilisation d'informations erronées. La norme ISO 9001: 2000 impose la maitrise des informations internes et externes et bannit l'utilisation des versions périmées. Pour améliorer la qualité du système d'information et satisfaire aux exigences normatives, certaines entreprises se lancent dans l'implantation d'un système d'information industriel:

• GPAO - logiciel de Gestion de Production Assistée par Ordinateur. Il gère et traite les informations techniques liées à la production (Gestion des stocks et des achats, Gestion de commandes, Gestion des produits engendrés par ces commandes, Gestion des articles entrant dans la fabrication de ces produits et de leurs nomenclatures-gammes, Expédition des produits, Facturation)

• ERP -Enterprise Resources Planning ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI = suite de logiciels "prêts-à-porter", standardisés et génériques, prévus pour répondre à des besoins ordinaires. ... ), il est similaire à un GPAO mais confirme sa performance dans le choix d'autres modules. Un ERP est un progiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble de ses fonctions comme la gestion des ressources humaines, la gestion financière et comptable, l'aide à la décision, la vente, le supply chain, la production ou encore le e-commerce...

• Système d'information MES (Manufacturing Executive System ou Système de pilotage Atelier): un système de M.E.S ou de supervision SCADA permet de centraliser toutes les informations des acquisiteurs d’informations (capteurs analogues, numériques et logiques, ...) et assurer la restitution instantanée :

Il en existe bien d'autres système d'information (base de données CRM ou Mailing..., fichier central de la police National, ...) mais l'objectif de cet article n'est pas de vous fournir une liste exhaustive de toutes les solutions.

Pour réussir votre projet d'implantation d'un progiciel industriel, Manianguissé Mondindustriel vous propose par retour d'expérience une méthodologie en 10 étapes progressives:

• Etape 1 Mettre au carré la gestion : Production, Logistique, Gestion des Stocks, Commerciale, Comptabilité et finance, Bureau d'Etude / R&D …
  Dans cette première étape, il est question de modéliser le système d'information de l'entreprise afin de recenser l'ensemble des besoins que le futur système doit être capable de gérer. Partir d'une cartographie des processus existant et futur peut aider dans ce travail fastidieux. D'abord, à chaque processus les informations d'entrée et de sortie doivent être répertoriées. Ensuite se poser la question sur l'utilité de cette dernière et ses clients utilisateurs. C'est la même notion que les processus destinataires: c'est à dire l'interaction informationnelle entre les processus.

  
  Cette première étape permet de construire l'architecture informationnel des processus.

  

   Il semble plus judicieux de choisir une représentation graphique au détriment du texte brut afin d'aider une œil extérieur à mieux saisir votre organisation existante.
  
  Outils de modélisation supports: Cartographie des Processus, Diagramme Acteurs-Flux, SADT, Mind Mapping...
  

• Etape 2 Rédiger le cahier des charges fonctionnel : fonctions attendues en mode normale et perturbé. Il s'agit d'étudier et de réaliser une liste exhaustive toute les fonctionnalités requises et obligatoires. Pour cela, il est recommandé de commencer par un inventaire de vos ressources softwares (ressources logicielles), hardwares (matériels informatiques existants), la configuration de votre réseau informatique (architecture réseau, type de câblage, contraintes ou politique de sécurité  du site, standardisation matériels, ...)
  - Méthodologie de rédaction d'un cahier de charges fonctionnel

              A°/ Présentation générale de l'entreprise:
  Il n'est pas obligatoire de dire qui vous êtes pour être compris mais aiderait votre interlocuteur à mieux vous cerner et vous prendre en considération. Dans le cadre de la rédaction d'un cahier des charges fonctionnel (CdCF), l'entreprise peut se présenter en suivant la règle des 7 points (soyez synthétique et graphique comme ci dessous):

  1. Présentation de sa gamme de produits

  2. Présentation de son Process de fabrication

  3. Présentation de sa Ressource Humaine

  4. Présentation de sa Ressource Technique

  5. Présentation de son aspect financier (Chiffre d'Affaire)

  6. Présentation de son marché (Clients)

  7. Présentation de ses fournisseurs

  
  

  NB: Certains points n'ont pas lieu d'être s'ils n'aident pas le réalisateur d'ouvrage.

  B°/ Présentation général du projet

  C°/ Description générale du système:
  Il s'agit de faire l'analyse de l'existant pouvant toucher le futur système informatique à implanter (par exemple:  présentation des opérations de production gérées par informatique, description de votre processus de production, présentation de votre parc informatique, analyse de votre parc automates, ...)

  D°/ Rédaction de la "partie technique": on sinterdit de parler "Solution"
  Dans cette partie, il faut faire preuve de rigueur dans l'expression précise de vos besoins fonctionnels. Le détail et la précision deviennent importants.
  (Suivre ce lien pour un complément d'information sur un cahier des charges fonctionnel détaillé: d'après la norme AFNOR X50-151)

  E°/ Rédaction de la partie Accord Client / Prestataire de service

  F°/ Définir l'objectif de l'offre
  Définir les règles de soumission  (confidentialité, représentant du requérant, propriété de l'offre de service, durée de validité de l'offre, coût de préparation de l'offre, les étapes de soumission, les dates limite de dépôts des propositions de services, les offres de services conjoints, les clauses sur la révision des prix, les exigences sur le contenus des offres de services, les règles d'attribution du projet à réaliser, 

• Etape 3 Connaître le marché des ERP : Fonctions habituelles, …
  Cette étape permet de faire une première sélection afin d'éliminer les solutions qui ne s'approcheraient pas du tout aux besoins attendus (A titre d'illustration, un acquéreur de chevaux de course perdrait du temps pour aller voir un vendeur de tortues pour trouver le Pur Sang qui va représenter son écurie au Tiercé). Ainsi la liste de diffusion du cahier des charges fonctionnel est réduite et le coût consacré à l'appel d'offre est réduit en argent et en temps.

• Etape 4 Sélectionner la liste des fournisseurs potentiels

• Etape 5 Envoyer le cahier des charges fonctionnel puis attendre les propositions techniques et commerciales

• Etape 6 Sélectionner parmi les réponses un short list (3 ou 4 prestataires)
  Etablir un short liste n'est toujours pas facile à réaliser. Ce premier choix doit se faire en travail d'équipe avec tous les utilisateurs potentiels du futur système. En lisant les offres, il est certains que tout le monde n'a pas le même degré d'expertise technique. Le travail en équipe permettra de ne pas survoler un besoin attendu par un futur utilisateur.

Pour élaborer ce short list des critères d'évaluation méritent d'être définis:

Qualité de la réponse à l'offre

Couverture fonctionnalités demandées par votre structure

Qualité du personnel qui réalise le projet (technique, commercial, ….)

Expérience dans ce type de dossier et dans le secteur d'activité

Délai d'exécution (durée de mise en place jusqu'au fonctionnement optimal)

Services proposés (Assistance, formation, autres)

Coût total du projet  (Le devis doit inclure le matériel, le logiciel, les services associés tiers, la maintenance, la formation et autres frais de fonctionnement )

Télécharger le fichier d'exemple d'Aide à l'Evaluation, Télécharger le fichier d'exemple de Critère de Notation



• Etape 7 Elaborer un jeu d’essai en mode normale puis perturbée avec vos propres données : données techniques (Articles, gamme, nomenclature,…), commandes, planification (CBN, PdC, PDP)

• Etape 8 Faire tourner le jeu d’essai sur tous les logiciels retenus

• Etape 9 Faire le choix final: avant d'arriver là, il est souhaitable de réaliser une enquête de satisfaction auprès des entreprises qui utilisent le progiciel à retenir. Le résultats de votre enquête ou audit et votre propre satisfaction sur la couverture des fonctionnalités (et d'autres critères) déterminera votre choix final.

• Etape 10 Implanter le système et former les utilisateurs:
  Le retour sur investissement (différent du terme amortissement) d'un progiciel ne se mesure pas en sommes monétaires mais en utilisation optimale. Pour tendre à utiliser 100% votre système, il faut passer par la formation pour rentabiliser l'investissement. A l'absence de formation, on note très souvent un taux de performance caché dans l'ensemble des processus utilisateurs du système (travail en doublon, non centralisation des informations, erreurs de calculs récurrents, perte de temps pour chercher des données, pertes données...). Des PME/PMI croient épargner de l'argent en économisant sur les coûts de formation mais ils sont peut être loin de la réalité des choses en évaluant les coûts de performances cachés: non maitrise du logiciel ou du système. Par manque de formation, les utilisateurs ont tendance à dire que le système n'est pas adapté, le système est très complexe ou très lourd, le système est une perte de temps, le système ne marche pas ou n'est pas capable de le faire, ... Pour combler ce déficit de performance, beaucoup de concepteur de logiciels ont intégré dans leur démarche des sessions de formations "obligatoires" réparties sur les 2 premières années. Pour concrétiser la volonté d'aller vers l'avant, les industriels se doivent d'investir dans la formation de leurs collaborateurs pour la maîtrise du système d'information.

Référence bibliographiques:

Pascal Mangold

Gestion de projet informatique

EYROLLES

2-212-11752-3

Tournant, L, Azan W.

Réussir votre projet ERP

AFNOR

2-12-505063-3